Beredskapsanalys vid införandet av nästa generations vårdinformationssystem

Ett paradigmskifte i vården

Idag pratar alla om nästa generations vårdinformationssystem. 13 regioner har eller håller på att upphandla nya lösningar, medan de resterande 8 tillsammans investerar en halv miljard i att vidareutveckla systemet COSMIC tillsammans med leverantören Cambio. De nya systemen ska möjliggöra en mer effektiv och personcentrerad vård, samtidigt som de ska stötta ett skifte mot nära och preventiv vård utanför sjukhusen. Förväntningarna är skyhöga och aldrig tidigare har svensk hälso- och sjukvård stått inför ett förändringsarbete av denna dignitet. Det sker dessutom vid en kritisk tidpunkt med stora utmaningar inom resurs- och kompetensförsörjning. Vårdgivarnas beredskap och förberedelser är avgörande för om implementationen lyckas. Men vad innebär det egentligen att vara förberedd, och hur vet man om gjort tillräckligt? Ett sätt att ta reda på detta är genom att genomföra en så kallad beredskapsanalys (”readiness assessment”).

Att utvärdera organisationens beredskap

Beredskapsanalyser är inte unika för sjukvården, att vara väl förberedd inför stora förändringsprojekt är kritiskt oavsett bransch. Däremot kan en misslyckad implementation inom sjukvården medföra en stor risk för patienter och samhälle.

Healthcare Information and Management Systems Society (HIMMS) är en internationell non-profit-organisation som arbetar för att transformera vården genom tillämpandet av information och teknologi. Varje år delar HIMMS ut The Davies Award till vårdgivare som lyckats speciellt bra med just detta, och flera av vinnarna har tilldelats priset för sina framgångsrika implementationer av vårdinformationssystem. Gemensamt har de att de använt sig av readiness assessments¹, eller beredskapsanalyser, inför införandet av nya vårdinformationssystem.

Sirona har god erfarenhet av att förbereda och genomföra stora förändringsprojekt i vården och vi vet att god beredskap är avgörande för ett framgångsrikt införande – oavsett vilken förändring det gäller. Beredskapsanalysen är ett sätt att identifiera och hantera risker som alla större projekt medför för organisationen. Specifikt för införande av nya vårdinformationssystem är risk för:

1. Utdraget produktivitetsbortfall
2. Utebliven ekonomisk nytta
3. Förlorad kontroll med förhöjd patientrisk och försämrad datakvalitet som följd
4. Utebliven effektivisering och digitalisering som följd av att gamla arbetssätt tvingas in i det nya systemet

När man gör en beredskapsanalys fokuserar man på tre huvudsakliga områden; organisation, som är denna texts fokus, teknologi och ekonomi. Analysen av organisationens beredskap bör genomföras så tidigt som möjligt, men det är inte ovanligt att den nedprioriteras eller till och med glöms bort helt, vilket riskerar att försvåra och försena införandeprojektet.

Målbild

Beredskapsanalysen omfattar samtliga verksamhetsnivåer, från ledning till enskilda vårdavdelningar eller stödfunktioner, och har tre huvudsakliga mål:

1. Att kartlägga hur förberedd organisationen är på att ta sig an de utmaningar och förändringar som införandet av ett nytt informationssystem innebär
2. Att identifiera risker, luckor och kritiska frågor som måste hanteras för ett framgångsrikt införande
3. Att påbörja det interna förankrings- och förändringsarbetet genom att redan tidigt engagera ledning och medarbetare

Analysen kan ses som ett kritiskt första steg i införandeprojektet och resultatet utgör grunden för planeringen av aktiviteter framåt. Beroende på hur stort gapet mellan nuläge och det önskade framtida läget är för respektive verksamhet kommer förberedelse- och förändringsbehovet vara olika stort i olika delar av organisationen. Den här typen av analys ger därmed ledningen en tydligare bild av vilka huvudsakliga utmaningar som måste hanteras, vilka lågt hängande frukter som finns och hur insatser bör prioriteras.

Beredskapsanalysen är också ett viktigt verktyg för att identifiera nyckelintressenter som måste involveras i arbetet – till exempel särskilt kunniga och respekterade medarbetare med stort inflytande i organisationen. Tidig identifiering och involvering av dessa individer är kritiskt för projektets framgång eftersom deras inställning kommer att påverka andra medarbetare och forma verksamhetens syn på projektet. Individerna har potentialen att bli verksamhetsnära förändringsledare, och är därmed en stor tillgång ur ett internt marknadsföringsperspektiv, något som enligt vår erfarenhet tyvärr ofta glöms bort i stora, förändringstunga projekt.   

Beredskapsanalysens omfång

Vad är det egentligen rent konkret analyseras? Att täcka in alla aspekter av beredskapsanalysen låter sig inte göras i denna typ av kortare text, men kortfattat kan man sammanfatta dem i ett antal punkter vars grad av uppfyllnad analyseras:

• Ledningen är införstådda och engagerade i projektet, och tar ett tydligt ägarskap kring införandeprojektet
• Konkurrerande interna projekt har identifierats och en plan för prioritering av resurser har tagits fram och förankrats i organisationen
• Det finns en klar bild av vilka resurser som kommer att krävas, både i termer av kompetens och omfattning
• Ledningsstrukturer finns på plats på alla organisationsnivåer
• Verksamhetens engagemang och motivation har kartlagts, och förändringsinsatser har prioriterats
• Nyckelintressenter, både avseende kompetens och inflytande, har identifierats och formellt involverats i arbetet
• Verksamheternas processmognad har kartlagts, och en plan för att brygga gapet mellan nuläget och det önskade framtida läget har tagits fram
• En plan för migration av data från det gamla systemet har tagits fram, inklusive behov av specialistkompetens för arbetet
• En intern kommunikationsplan med ett tydligt budskap om vilket värde som kommer att skapas har tagits fram
• Processer och strukturer för fortsatt objektiv och mätbar uppföljning av verksamhetens beredskap är implementerade

Att utvärdera beredskapen är ett gediget, faktabaserat arbete som ställer höga krav på metodik och genomförande, men som är väl värt investeringen. Resultatet är en sammanställning av organisationens sammantagna beredskap, inklusive de största riskerna och de viktigaste åtgärderna för att säkra tillräcklig beredskap.

Slutsatser

Moderna vårdinformationssystem har potentialen att bidra till ett paradigmskifte inom hälso- och sjukvården, men de kommer också ställa höga krav på vårdgivaren. För att realisera de positiva effekter som många analytiker förutspår krävs det att svenska vårdgivare är väl förberedda på det digra förändringsarbete som kommer att krävas. Oavsett om systemen upphandlas gemensamt av flera regioner eller av en enskild region är en beredskapsanalys ett kraftfullt och nödvändigt verktyg för att utvärdera och säkra vårdorganisationens beredskap – och den utgör också en viktig komponent i förändringsarbetet.

Om du vill veta mer om beredskapsanalyser och förberedelser inför stora förändringsprojekt i vården, kontakta Tobias Petrini eller Cecilia Tendler Ringheim 

¹M. F, Schulte, Go-Live: Smart Strategies from Davis Award-Winning EHR Implementations, HIMSS, 2011

Läs mer om Sironas arbete tillsammans med SUSSA i förberedelsearbetet inför införandet av Framtidens Vårdinformationssystem (FVIS)