När journalsystem ska in i verkligheten – Strategier för vinna nyckelindividernas stöd och skapa ägarskap samt långsiktig förändring i vårdverksamheter
Sirona har genom åren haft nyckelroller i några av Sveriges största journalsystemsinföranden – både i de förberedande faserna och i den operativa implementationen. Tack vare dessa uppdrag har vi byggt upp en ovärderlig erfarenhetsbank. En särskilt viktig insikt vi har vunnit är hur man säkrar det nödvändiga engagemanget hos nyckelpersoner i vårdverksamheten. Utan deras stöd – ingen verklig förändring.
Misslyckas du med att engagera dem, riskerar du allt från bristande användarstöd till ett system som aldrig riktigt lyfter. Vi har därför slagit våra kloka huvuden ihop och valt att lyfta fram tre vanliga fallgropar – och hur du undviker dem:
Oadresserade kritiska behov
När centrala behov inte fångas upp eller inte hanteras under konfigurationen förloras ofta stödet från de kliniker som varit involverade i designfasen. De som borde bli ambassadörer för förändringen vänder sig i stället bort. Lösningen? En strukturerad och inkluderande behovsanalys och designprocess där kritiska behov identifieras, prioriteras och antingen löses direkt – eller hanteras transparent av projektledningen.
Överbelastade arbetsgrupper
Att representera alla professioner i en hel region, eller flera, kan bli överväldigande. Utan rätt stöd blir det svårt att fatta välgrundade beslut om konfiguration och arbetsflöden. Nyckeln är att från projektledningens sida tillhandahålla ett strukturerat beslutsstöd och säkra tillgång till referensgrupper. Det ger verksamhetsrepresentanterna i arbetsgrupperna rätt förutsättningar att agera klokt och tryggt.
Bristande lokal förankring
När konfigurationsbeslut inte förankras i den lokala organisationen uppstår lätt skepsis, kunskapsluckor – och i värsta fall motstånd. Genom att löpande förankra beslut, be om återkoppling och anpassa utifrån lokala behov, bygger man förståelse, ägarskap och engagemang i mottagarorganisationen. Det är detta som i slutändan avgör om de lokala förberedelserna genomförs i tid på ett strukturerat och fokuserat sätt, och om vårdpersonalen är motiverad och investerar tid i utbildningen – två helt avgörande förutsättningar för en smidig och framgångsrik utrullning.
Vägen framåt?
Se nyckelpersoner som mer än användare – se dem som medskapare. Ge dem verktyg, mandat och tydliga processer. Då kan du förvandla skepticism till engagemang och skapa den förändringskraft som krävs för att ett nytt journalsystem ska bli till verklig nytta i vården.
Vill du veta mer? Kontakta Mattias Lindberg, Director eller Susanna Leidegrant, Senior Manager
